Håller du ofta möten i offentliga utrymmen, såsom i kaféer eller kanske till och med i ditt egna hem? Har du tänkt på vilket intryck detta improviserade sätt att göra affärer på gör för dina kunder? Det finns flera problem med att hålla möten i utrymmen som inte är utformade för att göra affärer. Här är några:
1.Buller och avbrott
Genom att dela ett utrymme med massor av människor som inte deltar i ditt möte, delar du också deras buller. Kaféer, i synnerhet, kan vara oerhört bullriga. Det sista du vill är att överösta bullret av kaffemaskiner, eller någon annans konversation och göra intrång på en viktig diskussion. Och om du håller ditt möte hemma så riskerar du att en granne, brevbäraren eller telefonen ska avbryta mötet.
2. Brist på integritet och säkerhet
Det kan anses oprofessionellt att diskutera känsliga och konfidentiella ämnen på offentliga platser och säkerheten för din och dina kunders angelägenheter och tillhörigheter kan inte garanteras. Om du behöver hämta en kaffe eller utrustning, måste du ta allt med dig, eller riskera att den blir stulen. Detta är obekvämt och opraktiskt.
3. Inte tillräckligt med utrymme för dina kunder
I ett dedikerat mötesrum har mötesdeltagarna utrymme för sin egen utrustning och för att göra sina egna anteckningar till skillnad mot t.ex. i ett kafé.
4. Delning av små skärmar
I ett mötesrum kan du använda en projektor eller en stor skärm så att alla bekvämt kan se presentationen istället för att dela en liten skärm på en laptop.
5. Komfort
De flesta föredrar och uppskattar att ha sin egen plats i ett möte, som du helt enkelt inte får i ett fullsatt kafé. Du behöver rätt utrustning, bekväma sittplatser och lämpliga lokaler med bland annat förfriskningar, toaletter m.m.
Slutligen men lika viktigt är att det kan ge ett sämre intryck på dina kunder om du håller dina möten någonstans som inte är avsett för affärsmöten. Det gör att det kan uppfattas som att du antingen inte tar mötet eller deras verksamhet på allvar, eller att du inte har en professionell inställning, eller att ditt företag inte går tillräckligt bra för att ha råd med en mötesplats.
Var är det bästa stället att hålla ett möte?
Du kanske tror att du sparar pengar genom att använda kaféer eller ditt eget vardagsrum för möten, men det kan faktiskt göra mer skada för din verksamhet på lång sikt. Dessa utrymmen är inte praktiska för möten och gör ingenting för att imponera på dina kunder.
Ett särskilt mötesrum kan uppfylla alla dina och dina kunders behov. Den är utrustad med allt du behöver för ett professionellt affärsmöte och för ett professionellt första intryck. Till exempel förfriskningar, projektionsutrustning, TV-skärmar, internet, toaletter m.m. tillhandahålls. Teknik och eluttag är ofta ett problem när man håller improviserade möten i olämpliga utrymmen. Detta blir inte ett problem om man håller mötet i utrymmen som är avsett för möten eller konferenser.
Tips för att välja det perfekta mötesrummet
Naturligtvis fungerar alla på olika sätt och det kan vara så att konferensanläggningar är allt du behöver för några av dina möten. Du måste bestämma om det är möten ansikte mot ansikte eller telefonkonferenser som fungerar bäst för dig, och du måste också bestämma vilka andra kriterier som du behöver gällande din ideala mötesplats.
Behöver du en plats för att hålla professionella möten? Här kan du läsa om och se bilder på våra professionella och välutrustade mötesrum och konferensrum. Välkommen med din bokning!
Texten är hämtad från denna tänkvärda blogg som handlar om kontorslösningar och kontorshotell. blog.carrwoodpark.com