Integritetspolicy

Denna integritetspolicy beskriver hur City Office in WTC AB (fortsättningsvis kallat City Office) samlar in och behandlar dina personuppgifter.

1. Personuppgiftsansvarig

Respektive bolag enligt ovan som du lämnat personuppgifter till är personuppgiftsansvarig för behandling av dina uppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

2. Insamling av information

Vi samlar in information från dig när du besöker vår hemsida, bokar/beställer våra tjänster både via hemsidan och per telefon eller när du på annat sätt har kontakt med City Office.

Dessutom tar vi automatiskt emot och sparar information från din dator och webbläsare, inklusive din IP-adress, uppgifter om programvara och hårdvara och den begärda sidan.

3. Vilken information behandlar vi?

De personuppgifter City Office samlar in och behandlar om dig i egenskap av kund är:

• Namn och identifikationsnummer (personnummer, nationellt id eller organisationsnummer)
• Adress
• Telefonnummer och e-post
• Betalningsuppgifter
• Kundnummer
• Information om vilka av våra tjänster eller erbjudanden du varit intresserad av, hur du interagerar med våra nyhetsbrev
• Uppgifter om dina beställningar/genomförda köp
• Annan uppgift som krävs för att vi ska kunna genomföra våra tjänster enligt avtal

4. Hur använder vi informationen?

Den information City Office samlar in från dig kan användas för olika ändamål. Det huvudsakliga syftet för behandling av personuppgifter är att:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, såsom genomförande av tjänst/köp, fakturering, eventuell reklamation
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som för att besvara på frågor och rätta felaktiga uppgifter
• Lämna information och rikta marknadsföring, per post, e-post samt telefon avseende City Office och utvaldasamarbetspartners varor och tjänster
• Hantera kundförhållandet och tillhandahålla våra tjänster
• Ge dig som kund relevant information och anpassade erbjudanden i nyhetsbrev samt på webben
• Förbättra vårt kunderbjudande, till exempel utveckling av tjänster
• Förhindra bedrägerier
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.
• Uppgifterna kan även komma och utgöra underlag för marknads- och kundanalyser, marknadsundersökningar, statistik, affärsuppföljning samt affärs- och metodutveckling relaterat till köp av våra tjänster.

5. De lagliga grunderna för behandling av dina personuppgifter

Uppfyllande av avtal. Vi behandlar bland annat dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig som kund, så som för att genomföra beställningar/köp och för att kunna fullgöra våra åtaganden. Med stöd av denna lagliga grund behandlar vi även uppgifter om dig som kund såsom dina inköp, ditt beteende på vår hemsida, samt ditt intresse av våra erbjudande för att kunna fullgöra vårt åtagande att tillhandahålla dig personliga erbjudanden.

Intresseavvägning.  En del av den behandling av personuppgifter som vi utför baserar sig på en så kallad intresseavvägning. Detta gäller exempelvis den behandling vi utför för att kunna skicka erbjudanden till dig om våra tjänster. City Office behandlar inte känsliga personuppgifter med stöd av en intresseavvägning och utför ingen behandling som utgör profilering med stöd av en intresseavvägning.

Rättslig förpliktelse. I vissa fall kan City Office ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Ett exempel för den behandling av personuppgifter som vi utför är för att kunna uppfylla bokföringslagens krav.

6. Hur länge sparar vi informationen?

Dina personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy.

City Office kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav eller för att bevaka City Offices rättsliga intressen, t.ex. om det pågår en juridisk process.

7. E-handelssäkerhet

City Office är de enda som äger informationen som samlas in på våra webbplatser. Vi sparar uppgifter om kunder i högst 24 månader efter det att kunden senast genomfört en beställning/köp eller på annat sätt integrerat med City Office.

8. Utlämnande till tredje part

Vi säljer, handlar, eller på annat sätt överför, inte personligt identifierbar information till utomstående parter. Detta inkluderar inte betrodd tredje part som hjälper oss att driva vår webbplats eller vårt företag, med kravet att dessa parter godkänner att hålla informationen konfidentiell.

Vi anser att det är nödvändigt att dela information i syfte att undersöka, förhindra eller vidta åtgärder mot illegala aktiviteter, misstänkt bedrägeri, situationer som medför en potentiell risk för en persons fysiska säkerhet, brott mot våra användarvillkor eller andra tillfällen då lagen eller myndighet kräver så.

Allmänna uppgifter kan dock delas vidare till utomstående parter för marknadsföring, i annonssyfte eller andra ändamål.

9. Informationsskydd

Vi vidtar en rad olika säkerhetsåtgärder för att skydda dina personliga uppgifter. Vi använder oss av avancerade krypteringsmetoder för att skydda känsliga uppgifter som överförs över internet.

Endast medarbetare med rätt behörighet får tillgång till personligt identifierbar information. De datorer/servrar som används för att lagra personligt identifierbar information lagras i en säker miljö.

10. Dina rättigheter

Du som är registrerad hos City Office har flera rättigheter som du bör känna till.

• Du har rätt att kostnadsfritt en gång per år, förutsatt att du har berättigat skäl, genom en skriftlig undertecknad ansökan erhålla ett registerutdrag över vilken information som finns registrerad om dig.
• Du har i vissa fall även rätt till dataportabilitet, det innebär att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.
• Du har rätt till att få dina personuppgifter korrigerade om de är felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgifter tills de blir ändrade.
• Du har rätten att bli glömd, men radering av personuppgifter kan inte ske om det krävs för att fullgöra avtalet eller om annan svensk eller europeisk lag, domstols- eller myndighetsbeslut säger annat, samt om det baseras på intresseavvägning. Skulle du tycka att det inte finns berättigade skäl eller att intresseavvägningen är felaktig har du rätt att invända mot behandlingen.
• Du har också rätt att dra in ett samtycke, lämna eventuella klagomål om behandlingen till Datainspektionen, motsätta dig automatiskt beslutsfattande och invända mot direktmarknadsföring.

När det gäller personuppgifter som behandlas i samband med antagande av kunder och uppdrag på redovisningsavdelningen så är City Office skyldig att bevara dokumentationen i detta avseende under minst 7 år.

Detta medför att det inte är tillåtet att radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan och ibland inte hellre tillåtet att rätta uppgifterna. Av nämnda skäl är det inte möjligt för City Office att i sådant fall på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka behandlingen av personuppgifterna.

När det gäller personuppgifter för marknadsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begräsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.

11. Cookies

När du besöker vår hemsida använder vi cookies, vår användning av cookies kopplas över huvud taget inte till personlig identifierbar information på vår webbplats.

12. Ändring av integritetspolicy

City Office har rätt att när som helst ändra integritetspolicyn och kommer att med rimligt varsel informera dig vid ändringar av integritetspolicyn. Om du inte vill godta ändringarna har du rätt att säga upp ditt avtal innan den ändrade policyn träder i kraft.

13. Kontaktinformation

Har du frågor kring denna policy och behandlingen av dina personuppgifter, vill ändra felaktiga eller radera uppgifter kan du kontakta oss genom de kontaktuppgifter som finns på vår webbplats.

Senast ändrad 2018-08-29