Vi på City Office försöker alltid arbeta så miljövänligt som möjligt och ett enkelt steg som alla kan försöka anamma är att minska på pappersanvändandet. Här ger vi fem tips om hur man kan göra kontoret papperslöst:

1. Dela dokument i molnet
Att dela dokument internt elektroniskt har flera fördelar. Först och främst underlättar det samarbetet när medarbetare kan dela dokument och redigera dem simultanmässigt, man behöver aldrig undra vilket dokument som är den senaste versionen. Att inte skriva ut dokument i en arbetsgrupp minskar betydligt på utskriftsvolymen. Det finns tillfällen då man behöver skriva ut, man kanske är intresserad av utskriftskvaliteten på ett dokument som ska skickas vidare till exempelvis en kund, de fallen är dock för de flesta bara en bråkdel av utskrifterna. Det finns många olika tjänster för att dela dokument elektroniskt.

2. Skriv bara ut det som är absolut nödvändigast
Händer det att det ligger utskrifter vid skrivaren som ingen hämtar upp? Högst troligt är det så på ditt företag, det är nämligen så att generellt hamnar cirka 20% av utskrifterna man gör i papperskorgen. En bra metod för att minska på antalet onödiga utskrifter är att implementera verktyg i skrivaren som förhindrar slöseriet. Du kan också ställa in regler för dubbelsidiga utskrifter för att minska på antalet papper som skrivs ut.

3. Gör personalen medveten om deras utskriftsbeteende
Vet du och dina kollegor hur mycket ni skriver ut och på vilket sätt? Om inte finns det enkla lösningar för att få ut rapporter på användarnivå. Det är givetvis svårare att ändra på ett beteende om man inte har ett tydligt mönster framför sig.

4. Scanna in avtal och fakturor
I den mån det är möjligt bör man se över hur mycket av avtalshanteringen och fakturahanteringen som kan ske online. I många fall är det ett måste för företag att under en viss tid förvara ett fysiskt original av ett avtal men genom att dessutom scanna in avtalen minskar man ändå antalet utskrifter av samma avtal. När avtalet inte förvaras elektroniskt är det lätt hänt att olika personer på företaget skriver ut och förvarar sina avtal individuellt. Utöver fördelen med minskade utskrifter medför elektronisk hantering att avtalen blir sökbara på ett helt annat sätt. När det gäller fakturering finns idag goda möjligheter att få elektroniska fakturor av de flesta företag.

5. Skapa en mobil arbetsmiljö
Skapa en arbetsmiljö där personalen inte behöver sitta vid sitt skrivbord för att utföra sina uppgifter, på så vis går man på ett naturligt sätt mot ett mer papperslöst kontor. Om du ständigt flyttar på dig är det enklare att ha alla dina dokument i molnet än under armen.